唐鳳愛用的番茄鍾工作法 一條基本原則最難做到又容易惡性循環
▲政務委員唐鳳採取「番茄鍾工作法」來完成每一件事。（圖／記者李毓康攝）
最近在國際爆紅的政務委員唐鳳，本身是資深遠距工作者，也認爲在家工作將是未來一大趨勢，但這樣的情況下，有效的時間管理顯得很重要，她在接受週刊專訪時提到，自己採取的作法是25分鐘專注工作、5分鐘休息，這套時間管理法正是被許多人推祟的「番茄鍾工作法」，近期再度引起關注與討論，而在《間歇高效率的番茄工作法》這本書中，也說明爲何不該低估設定時間表的重要性。
以下精選摘文摘自《間歇高效率的番茄工作法：25分鐘，打造成功的最小單位，幫你杜絕分心、提升拚勁》，採實文化授權提供
基於數個理由，你絕對不該低估時間表的重要性：
1. 設下期限。期限有助於好好工作，全力以赴，力求在時限前完工，就如番茄鐘的鐘響（前提是我們真正體認到期限不得違背）。2. 分隔工作時間與休息時間。休息時間最好是拿來做非工作事項或臨時事項，如同燃料的作用，替頭腦加油。若無休息時間，創意、熱情與好奇心會下降，人會愈趨疲乏沒勁。就像若無汽油，引擎無法運轉。3. 供我們衡量工作成果。寫下今日工作表之後，目標就是在期限內盡力做好。如果工作無法如期完成，就設法瞭解問題所在。而且我們還得到一個寶貴資訊：這一天完成了幾個番茄鍾。
番茄工作法的重點不是浪費了多少時間，而是達成了多少番茄鍾。隔天你要記取數目，衡量當天有幾個番茄鍾，再依個數填入待做事項。
談到時間表，最大的問題是不夠重視，未加妥善遵守。假設現在是下午3：00，你進度落後，不如預期，所以跟自己說：「今晚我加個班來彌補。」你既逞強又愧疚，結果今晚效率不彰，然後明晚效率不彰，後天晚上繼續不彰。愈是一再延誤，整體成果愈差。罪惡感像雪球愈滾愈大，但爲什麼？亡羊補牢不行嗎？難道加班無法減輕罪惡感嗎？
其實，這容易陷入惡性循環：時程打破，疲憊堆積，效能下降，之後的期限繼續耽誤。
重點在於，妥切的時間表必須好好遵守。時間表有各個時段，安排各種事項，善加遵守意謂着擺脫「再5分鐘就好」的症頭。期限一到，就像番茄鍾一響，所有動作就此暫停。無論番茄鍾還有多少時間，你務必遵守一條基本原則：時間表永遠高於番茄鍾。另外，妥切的時間表得包括休息時間。
高效訣竅如果重要事情的期限到了，你卻還沒做好，不得不趕工，這時，可以把加班時間加進時間表，以暫時刺激工作效率。一般來說，爲了避免上述惡性循環，獲致正向結果，加班不該超過連續5 天。你替這期間另訂特例時間表，並預留一段恢復期，用來因應必不可免的效率下降。
我們以「上午8：30 至下午1：00」和「下午2：00 至5：30」兩個時段的時間表爲例。現在是8：30，亞伯特設定今天的第1 個番茄鍾，準備從頭到尾回顧昨天做的事，迅速瀏覽事項盤點表，填進今日工作表，而工作表上會包括這個設定計劃的時段。
此外，亞伯特也用這個番茄鍾時段檢視辦公桌上的東西是否就定位，順手整理。當番茄鐘響起，劃記「×」，休息一下。
下一個番茄鍾開始：第1個正式開工的番茄鍾。再來2個番茄鍾也拿來處理同一事項。整組4個番茄鍾結束，進行一次較長的休息。亞伯特雖想繼續工作，但接下來的工作負擔滿重，所以他決定休息久一點，不是休息最低時數的15分鐘，而是休息20分鐘。
接着，他設定新的番茄鍾，一連完成整組4個番茄鍾，然後查看手錶，現在是12：53，時間剛好夠再次整理桌面，把需要歸檔的資料擱在一邊，檢查今日工作表是否清楚填妥，然後再去吃午餐。下午2：00，亞伯特在辦公桌就位，設定番茄鍾，重新展開工作。在各番茄鍾之間，他沒做多少休息。
然而，4個番茄鍾之後，亞伯特開始疲憊，想好好休息，於是出去散步，儘量斬斷工作的事。30 分鐘後，亞伯特設定新的番茄鍾。鐘響，劃記「×」，休息一下。他把最後一個番茄鍾用來回顧今天，填紀錄表，註明待改進處，劃記明天的工作表，整理辦公桌。番茄鐘響，短暫休息，查看手錶，時間是下午5：27。他整理四散的紙張，排好盤點表。下午5：30，自由時間開始。
有關這個例子，在此提出兩點：
1. 時間絕少能都用來工作／讀書。依總時間8小時來說，2個番茄鍾用來處理組織事項（1小時），12個番茄鍾（6小時）用來工作或讀書。
2. 基於番茄工作法，流逝的時間並非第一重點。除非有干擾未妥善處理，否則在上午或下午結束之際，只須看完成了幾個番茄鍾即可。時間表由各組番茄鍾鞏固。幾分幾秒不重要，重點是按番茄鍾工作與休息。
▲「番茄鍾工作法」創始發明人法蘭西斯科．西里洛，無意間從廚房裡的番茄鍾計時器得到啓發，從中找到控管時間的方法。（圖／採實文化提供）