30雜誌／3分鐘整理術》找回你的工作效率
圖、文／30雜誌
需要參加的會議總是撞期？
收拾得很整齊，卻找不到需要的東西？
習慣性忘東忘西，就算記在筆記本里，也常常翻不到關鍵的那一頁？
腦子裡想法混亂，無法有條理的思考，也沒辦法向別人表達你的想法？
電腦裡的資訊雜七雜八，資料夾連開十數個，卻還是找不到你想要的檔案？
工作效率差，多半來自缺乏整理。主動積極的整理，可以馬上找到需要的東西，工作不會停滯，不論思考還是行動都可以順暢進行，降低許多壓力，一旦時間有餘裕，心情也跟着輕鬆不少，工作成績自然比較好，也可以有比較多的時間讓頭腦和身體休息。
整理的方法會依照工作內容和立場而改變，與其追求適合任何場合的萬用法則，不如找出適合自己的整理方式。一旦做好基礎整理，以後每天只要花3分鐘，收拾一下就可以，非常簡單。
聰明整理要訣1
要考慮的不是如何收納，而是「如何使用」
不論收得多好，倘使很難取出，或很難使用都不成。也就是說，重點在「如何使用」，不在「如何收納」。爲了便於使用，首先要考慮的是「容易取得」。
考慮發揮工作效能，整理東西時「使用頻率」是一個基準，用下面的方針整理，比較便於使用：
＊經常使用的東西→放在容易取得的位置；＊偶爾使用的東西→放在容易找到的位置；＊很少使用的東西→方便收納即可，平常不必整理。
聰明整理要訣2
整理時要製造餘裕
認爲整理就是「收納」的話，會產生東西塞得太多的問題。整理多少需要「餘裕」，這個餘裕是吸收新增物件的地方，是守護整理狀態的緩衝劑。
＊上層及中層的抽屜到處可以見底；＊下層較深的抽屜預留一個大空間；＊正面淺抽屜留空位。
辦公室用品增加的話，多出來的用品可以放在抽屜上層及中層的「餘裕」裡。書架上放資料的位置也要預留空間，這樣，在塞滿書籍以前，可保不必整理的狀態。
聰明整理要訣3
光分類並不是整理
「分類」並非唯一的整理方式，重要的是你想要找到什麼，也就是便於檢索。整理資料的基本方法有以下3種，至於哪一種可以提高工作效率？將視工作內容而定，使用適合自己工作的排列方式最重要。
＊依照類別：適合工作內容有體系、有組織的人。＊依照時間順序：剛使用過的文件一定放在最前端，也就是以使用頻率的高低做排列，對同時進行許多工作的人來說，較可同時掌控不同工作。＊依照音標順序：例如把客戶名字按音標來分類。
聰明整理要訣4
所有的東西都就定位
整理到最後，就是把東西「就定位」，只要有固定位置，以後找起來就不會那麼辛苦，整理也變得輕鬆起來，不需要思考如何整理。
收納分「看得見」收納與「隱藏式」收納，整理也一樣。
＊「看得見」整理：容易整頓、清掃的東西、事物；＊「隱藏式」整理：只要整理就可以的東西、事物。
「看得見」整理活用桌面，其條件除了整理，尚須加上「整頓」及「清掃」。容易做到這3項的東西，適合予以「看得見」整理。具體來說，形式一致的文件夾、書籍、資料夾等，只要用書擋集中，就容易整頓、清掃。
聰明整理要訣5
無法丟棄卻不需要的東西，可以扔進「資源回收筒」
整理時要有「餘裕」，問題是「地方」不夠。倘使你現在使用的地方已經堆滿東西，丟掉部分現有的東西，是創造空間的方法之一。
「丟棄」的技巧是整理的一大要素，最需要的是「魄力」。但還有個「不需要魄力的丟棄法」，這與電腦的「資源回收筒」概念是一樣的，也就是設定一個類似「資源回收筒」的地方，把不用的東西丟到那裡，就不會有「萬一以後要用怎麼辦」的不安。比如，把資料櫃的一角設爲「資源回收筒」，放置「很少使用的東西」的地方也是「資源回收筒」，地方不夠時，從中選出「不會使用的」丟掉，就不會那麼爲難了。
聰明整理要訣6
分「日常」和「特別」兩種整理方式
整理的實際作業可分2種，對於現在東西已經多到滿出來的人，首先需要「特別整理」，但過一陣子後，你就只需要「日常整理」了。
特別整理有分全部一次搞定的「全部整理」，和把四周環境分出幾個區域，再依照區域來整理的「分區整理」，建議使用後者，因爲不必拘泥於「大掃除日」或「有沒有空」。分區整理時的重點在於文具、資料不要用種類來分類，請思考「如何使用」每個區域，然後按區域別進行整理。整理前先做出設計圖，思考基本設計。
聰明整理要訣7
利用各式隔板整理
找到合適的隔板，對整理的進行速度有很大的影響。
抽屜隔板可將「經常使用的東西」、「偶爾使用的東西」、「很少使用的東西」做區分。書擋是書架上製造「餘裕」空間的必需品，也可以放置在中、下層抽屜，支撐豎起的CD、文件等。檔案盒可替代書擋，同時具有收納和支撐功能，也可當「餘裕空間」或「垃圾桶」。透明盒適合放「偶爾使用的東西」和「很少使用的東西」，也可當作「看得見的收納」。
整理隔板並非辦公室用品不可，許多原本不是整理隔間用的小道具也很好用，重要的是找適合自己的工具。
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