想得更小 做得更多
想得更小，做得更多（圖／EMBA提供）
「『做更多』並不是提高生產力的方法，而是讓自己感到筋疲力竭的捷徑。」查皮爾公司（Zapier）客服主管波登（Matt Boyden）如是說。
查皮爾公司提供工作流程整合服務，公司的專長就在幫助客戶提升工作效率。如果「做更多」不是提高生產力的解答，那什麼纔是？
波登認爲，要「做得更多」，必須先「想得更小」。波登在快速企業雜誌（Fast Company）指出，把重點放在小改進上，一次把一個小改進做到最好，然後再進行下一個小改進，累積起來就能提高生產力。
以他帶領的客服部門爲例，員工必須透過電子郵件與顧客互動，公司衡量員工績效的一個標準是：一小時平均回覆幾封顧客的電子郵件。
波登強調，希望每小時回覆的電子郵件數目夠多，員工必須把許多小事情做好，同時，不做不必要的小事情。例如，可以針對常見的顧客問題製作答案題庫，回覆時將標準答案拿出來使用，再進行必要的內容更改，以節省時間。
他將提高生產力分爲四個步驟。第一個步驟，列出具有改進空間的小事情。可以是跟工作環境相關，也可以是工作流程的細節，如果自己很難列出待改進事項，可以徵求同事或上司的意見。
第二個步驟，挑選清單中的一件小事情，開始着手改進。每件事都花一個星期的時間，集中注意力把它做得更好。如同使用顯微鏡來觀察這件事，每天都嘗試一個可能改進這件事的方法，瞭解可行與不可行的部分。做出改變後，可以請身旁的人給予回饋。
第三個步驟，跟共事者分享改進成果。不要只是說：「這個星期，我平均每個小時可以回覆六封電子郵件。」而要說：「這個星期，我儘量運用常見顧客問題的答案題庫，因此平均每個小時可以回覆六封電子郵件。」
波登認爲，這樣做可以提醒自己與對方，持續聚焦於改進小事情，能累積出大成果，畢竟成功並不是一夜之間發生的。
第四個步驟，小兵立大功。如果目標一下子就設定得又大又抽象，例如，「我要成爲一位更好的主管」，容易令人心生畏懼。把目標拆成幾個部分，一件小事做完再做一件，可以減少壓力，也比較能夠掌控事情進度。
把「我要成爲一位更好的主管」，拆解成可以立刻採取行動的各個環節，例如，「每個星期我要安排一小時，跟我的團隊成員互動」，更能增加自己執行計劃的可能性。
波登總結，把步驟一到步驟四化爲習慣，不斷循環重複後，你很可能會發現，專心把小事都做好，大事自然跟着水到渠成。
《EMBA 世界經理文摘 411期》