新年開工快筆記！　職場必學智慧「四方格」搞懂做事優先順序

▲人生事情多到爆炸，可以善用四方格釐清優先順序。（圖／pakutaso）

生活中心／綜合報導

你生命中最重要的事是什麼？曾登上美國 CNBC 電視臺、富比士雜誌，並長期擔任媒體執行長與新創公司投資者的法蘭・豪瑟，在《柔韌：善良非軟弱，堅強非霸道，成爲職場中溫柔且堅定的存在》書中分享職場智慧，用四方格模式釐清優先順序，以及做事的輕重緩急，讓你事情再多也能思考集中。

▲長期擔任媒體執行長與新創公司投資者的法蘭・豪瑟分享在職場經驗，用四方格模式釐清優先順序。（圖／時報出版提供）

以下是作者以第一人稱書寫：有了在可口可樂的經驗後，我漸漸學會在職場上訂出界線並維持這些界線。但這是我一直還在學習的領域，多年後，我的界線也再度受到莫大的挑戰。我在領養了第二個兒子開始休育嬰假幾周後，當時公司剛任命了一位新執行長。有許多同事寫電子郵件跟我說：「妳最好回公司來，她正在與關鍵人物建立關係，而妳剛好錯過了。」因爲怕自己錯過與新任執行長締造聯結的機會，我縮短了育嬰假的時間回公司上班。但後來我自我反省，覺得根本無須這麼做，這也不是很好的策略。我可以主動跟執行長聯繫，約她見面吃午餐來建立關係，然後繼續休我的育嬰假。但我卻讓自己不想說「不」的情緒主導了我的決定，因此我的界線整個崩落了。我回到忙碌的工作崗位後，大兒子才十八個月大，而家裡還有一個新生兒。我忙到進入所謂的「交易模式」(transactional mode)─我透過不斷地把待辦事項劃掉來滿足自己的成就感，以致於我一直花時間在處理瑣事而忽略了重要的大事。舉例來說，我原本應該要專注在撰寫提交給高層的季報，但我卻一直拖延，把時間花在較不重要的枝微末節上。當我跟心靈導師聊起我歇斯底里卻毫無產能的情況時，她很直接地點出問題：「妳需要決定哪些纔是真正重要的事。」我發現我陷入了當初在可口可樂同樣的困境，因爲無法訂出界線而深陷其中，只是這次是以不一樣的形式出現而已。我再度意識到，訂出界線並進行友善清楚的溝通，比起攬了太多事情再來後悔還要有效得多。我在有明確計劃可以遵循的時候工作效率最好，因此一旦決定要努力訂出界線，便需要計劃一個可以迫使自己建立並執行的模式。這表示我需要立下一個目標，然後誠實地辨別自己該如何投入時間和精力。一旦我想清楚後就可以訂出計劃，將其他與這個優先次序無關的雜事先砍掉。我坐在桌前，攤開一大張紙，然後畫出了兩條線：一條橫線與一條直線。在這切割出來的四格方塊中，我寫下在我生命中相當重要的四大領域，分別是：我、朋友與家人、事業和世界。接着，在每一個方格中，我列出前幾項與該領域相關的重要事項，並縮減到每一格只有三件事。我知道這可以迫使我拒絕其他事情，並鞏固好我的界線。我的目標就是讓這些優先事項佔去我主要的時間(理想中大約是八十％)，而剩下的時間則分配給一些需要處理的行政庶務。當我退後一步看了我的四方格，便清楚地發現行事曆上的待辦事項跟我列出來的優先次序並不吻合。我開始透過拒絕他人或是把一些事項授權出去，來調整行事曆中那些不符合的待辦事項。漸漸的，這個四方格模式(four square model)成了我訂出界線並徹底執行的妙方。自從我開始使用這個方法，我花在每一個方塊的時間每個月都不太一樣。有幾個月我會比較着重事業，有幾個月則在家庭。 每兩週我會檢視一下，確保行事曆上的事情與我列出的優先事項有吻合。而每一季我也會重新檢視全部的四方格，以確認是否有些優先事項需要做調整。我現階段的四方格看起來像這樣：

▲可以試着用四方格模式，每兩週我會檢視一下，確保行事曆上的事情與列出的優先事項有吻合。（圖／時報出版提供）當然，這是我的四方格，你的可能會很不一樣。試着思考目前生命中最重要的事情是什麼。事業(或是學業，如果你還在念大學或研究所的話)幾乎一定是四方格中的其中一個。其他三格可能會跟我的一樣，但也有可能是興趣、副業、可以帶來快樂又充滿熱情的專案、旅遊、社交或政治主張、繼續學習或一段特定關係等。即使有了四方格模式，要平衡我的責任與心之所向仍需歷經許多掙扎，尤其以職業婦女來說。我常在訪問中被問到如何做到「平衡一切」或如何「每一項都涵蓋」，我誠實的答案便是，其實我沒有。但對於那些真正重要的優先事項我會全力以赴，四方格模式幫助我定義出這些事情，並常常回去重新檢視這些事情是什麼。