高成效的唯一秘訣　一次只做一件最重要的事

文／經理人月刊專注是效率的基礎。真的把事情做完的人，做事都非常專注且充滿活力，能在紊亂中仍舊深思熟慮，保持冷靜。一次只做一件事，不但能完成最多重要的事，所花費的時間也更少。2009年，兩位西北航空（Northwest Airlines）的機師因爲飛機偏離航道150英哩而被吊銷執照。當塔臺試圖聯繫他們時，他們正在使用筆記型電腦安排之後的航班，沒注意到飛機已經超過機場。 機師因爲太過注意未來的航班，卻忘記航行中的飛機，很不可思議嗎？想想你上次邊開車邊講電話、看簡訊、查e-mail是什麼時候。你覺得開車不用太專心，所以不管是在等紅燈，甚至車子在行進當中，你都敢任由自己分心做別的事。問題是，研究顯示，邊開車邊講電話發生意外的機率，是專心開車的4倍，相當於酒精濃度0.08的人開車肇事的機率。 試將安全駕駛、準時抵達目的地，想像成你手邊正在進行的工作，將沿途中所有令你分心的事物，想像成你在辦公環境裡會面臨的干擾（除了講電話、看簡訊、查e-mail，或許還包括環境太吵、老闆臨時派來一項任務、上網買東西、瀏覽新聞網站等）。即使你像喝酒上路一樣不專心工作，當然還是有可能安然抵達終點，但是你也有可能走錯路、緊急煞車，甚至發生意外。 多工、分心＝效率不彰 根據美國精神病協會（American Psychiatric Association）的界定，注意力缺陷過動症（ADHD, Attention Deficit Hyperactivity Disorder）的主要症狀包括：經常無法專心在工作上；經常在面對面談話時，好像沒有在聽人說話；經常無法好好安排工作和活動；容易因外界的刺激而分心。 你或許並不是精神醫學上認定的ADHD患者，但不可諱言地，你是不是覺得上述症狀，你好像多少有個一、兩項，甚或全部都有。誠如ADHD治療專家愛德華．哈洛威爾（Edward Hallowell）所言，現代職場環境已經讓愈來愈多人出現注意力缺乏的特質（ADT, Attention Deficit Trait）。 對此，MIT史隆管理學院數位商務中心研究員麥可．史拉格（Michael Schrage）指出，分心最大的影響就是生產力和績效表現。 直接的證據是，分心會降低大腦「工作記憶」的容量。工作記憶指的是我們在從事複雜認知作業時，儲存和運作短期記憶訊息的能力。過去，心理學家認爲，我們的工作記憶能存放7項資訊；現在普遍的看法則是，人最多隻能同時處理2～4項元件，甚至更少。 換句話說，在記憶體有限的前提下，同時處理多項工作任務，並不會擴充工作記憶，反倒會互相排擠，讓你抓着新的就忘了舊的，變得健忘，就像ADHD患者一樣：工作記憶無法持續記住「現在正在做的事」，只要有新的刺激出現，就會覆蓋之前的記憶，只能專心於接踵而至的工作、處理當下的事物。 專注、投入＝最高績效 雖然在高度競爭的職場上，多工（multitasking）幾乎已成爲無奈的現實，但是當你同時處理兩件或更多件任務時，情況並不是像是你認爲的邊開車、邊講手機那麼單純，而是在一連串事物上快速地轉移注意力，每一次轉移都需要重新聚焦。若是其中一件事情愈複雜，需要的注意力愈多，轉換到另一件事所需要的「切換時間」也愈長，導致我們愈容易會遺漏另一件事的內容。 密西根大學大腦、認知與行動實驗室（Brain, Cognition, and Action Laboratory）主任大衛．麥爾（David Meyer）直言，透過訓練，人們固然可以有更好的多工策略，但就算訓練到筋疲力盡，仍然無法達到每次都全神貫注在一件事情上的效果。多工的本意是爲了追求效率，但麥爾的研究發現，同樣是完成兩項工作，一次只做一件事的人所花費的時間，比起在兩件事之間來回切換的人，節省了25%。 由此可見，專注是效率的基礎。海克．布魯奇（Heike Bruch）和蘇曼特拉．戈夏爾（Sumantra Ghoshal）在《主管別瞎忙》一書指出，高達90%的經理人都把時間浪費在缺乏效率的活動上，只有10%的經理人真的把事情做完──這羣人做事非常專注，充滿活力，在紊亂中仍舊深思熟慮，保持冷靜。 專注的經理人多半採用「由內而外」的工作方式，有明確的目標和優先順序，也會確保所有活動都有助於目標的達成，所以會堅持每天什麼該做、什麼不該做，不讓自己迫於時間壓力與外在環境，而讓急事、瑣事幹擾了重要的事。反之，缺乏效率的經理人則多半採用「由外而內」的工作方式，容易受到外在條件與情勢的衝擊，心理上也會因爲工作內容、上司或同事而分心。 更重要的是，當你專心一致，高度投入於目標之中，發揮出自我最大的能力時，你不僅能完成任務，你更會感到滿足，毫不倦怠，對自己充滿自信，覺得人生更有意義。 美國心理學家米哈里．契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）稱這種全然的專注爲「心流」（Flow），是人類的最優經驗。他在《快樂，從心開始》一書中說明，「最優經驗的主要特色是，經驗本身就是個人的目標。當初你或許希望透過工作達到某種目的，但你的工作若能令你全神貫注，最後你的成就感反而來自工作本身。」

（撰文 / 張玉琦，編輯 / 齊立文，本文取材自《經理人月刊》2012年7月號）

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