混合辦公趨勢難擋 企業如何爲員工打造遠距辦公環境？
居家辦公遠端作業須建立好資安基礎。（五倍紅寶石提供／黃慧雯臺北傳真）
疫軍突起，不少企業實施居家辦公（Work from home，WFH）政策，使得員工對數位工具的需求度大增，同時也成爲企業新考驗，企業必須在遠距環境中，規劃最適的數位工具提供給員工使用。根據市場研究單位 Wakefield Research 的調查顯示，企業混合辦公（Hybrid Work）即將成爲新常態，調查指出，有53%的員工認爲，混合辦公能讓他們維持積極度，並提高工作效能，其中數位工具也扮演極重要的輔助角色。
目前臺灣一些企業已WFH超過一個月，至今仍有不少員工處於「適應階段」，五倍紅寶石共同創辦人趙子皓表示，因五倍紅寶石本就是軟體開發公司，對於數位工具的佈局具高敏感度，在實施居家辦公前，員工本來就有遠端工作習慣，不過她也分享了幾個在疫情進入第三級警戒後，影響員工居家辦公的實際現象，第一是設備問題，因工程師習慣使用雙熒幕寫程式，這樣便於預覽，但家中熒幕卻不夠大，家裡的椅子也沒有辦公椅來的舒適，不適合長時間坐在椅子上辦公，或者家中頻寬不夠等。
五倍紅寶石共同創辦人趙子皓。（五倍紅寶石提供／黃慧雯臺北傳真）
其次是環境問題，家中有同居者，尤其有長輩及小孩在家走動，就是最直接的工作干擾，「公司甚至有同仁因環境關係，使用了兒童書桌工作。」想要在家裡隔出一個適合辦公的空間並不簡單，另外與「紙本」有關的業務也很難作業，像是合約用印、政府公文、人事流程文件等「無法省略」的步驟，還是都要進到公司處理。
【員工居家辦公：給企業的兩個建議】 除了設備及環境因素外，員工也有心境問題要面對，有部分企業在實施WFH後，擔心員工在家沒有如時工作，要求他們配合層出不窮的工作監控規範，或用工作時間量化員工工作產能，對此，趙子皓也表示，企業應該更信任與體恤員工，事實上，一名員工即便進公司工作也不一定會8小時全神貫注處理公事，企業若有既定工事標準，員工在家仍會依循實施，建議企業可以嘗試以下兩件事：
1、學習如何「非同步溝通」
因爲少了辦公室面的對面交流，主管與員工之間大多數是透過文字溝通，有時爲了掌握員工狀況，在訊息上會保持高密度的訊息溝通，這也造成彼此的負擔，居家工作的環境變動因素高，員工不免也得承受各種的壓力，企業應與員工積極培養溝通默契，在交辦工作事項後，讓員工選擇用自己的節奏做事，而非時時刻刻訊息往返，員工也要有意識的做到主動回報及回饋給主管等，達成有效率的溝通。
2、建立「工作儀式感」
並非每個員工都是時間管理大師，企業應積極建立工作上的儀式感，輔助每一個員工遠端進到工作狀態，例如每日晨間會議、每日工作目標等，把平常在公司例行運作的行程搬到線上緊密連結，其餘時間再讓員工自由調整，趙子皓表示，目前五倍紅寶石在疫情特殊期間，也提供員工每週有8小時「家庭照顧假」的福利，即使在上班時段也可以外出採買糧食，降低員工在居家工作及家庭照料上的心理負荷。
綜合以上所述，趙子皓提到，即使沒有疫情的影響，企業也應該於平時就培養員工使用數位工具的思維，並建立三項重要的基礎IT建設，包含如下：
1、資安防護意識：對於遠端工作來說這是最基本應該做到的，無論是企業或員工，都得培養正確的資安概念，才能確保雙方在資訊傳遞上的安全。
2、虛擬桌面架設（Virtual Desktop Infrastructure，VDI）：讓使用者可以透過網路連線，遠端取用桌面應用程式及工作軟體，不必受限於自家電腦硬體設備限制，真正協助員工克服工作使用困境，企業端也可遠端管理員工權限、紀錄使用軌跡，與員工達到互相配合。
3、單點登錄（Single Sign-On，SSO）：讓員工只需使用一份帳號密碼，就能登入多種服務，不用消耗過多時間成本，在工作過程中反覆執行帳密驗證，也不用記錄多組帳密，考驗自己的記憶力，對企業來說，更能便於集中管理在IT上的各項內部服務權限等。
未來遠距工作的型態將可能持續存在，趙子皓認爲企業必須趕快找到一套符合企業的「數位工具解決方案」，帶領員工適應高度變動的工作環境。